Privacy beleid
Dé allerleukste club van Alkmaar!
Ons beleid
1. Inleiding
Zeekadetkorps Alkmaar hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Zeekadetkorps Alkmaar dan ook met de
grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Zeekadetkorps Alkmaar houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Zeekadetkorps Alkmaar is lid van de Vereniging Zeekadetkorps Nederland. De vereniging heeft een privacy statement (terug te vinden op https://zeekadetkorps-nederland.nl/privacy-statement/). Dit statement is ook van toepassing op Zeekadetkorps Alkmaar. Daarnaast heeft Zeekadetkorps Alkmaar een eigen privacy beleid.
In dit privacy beleid staat beschreven hoe Zeekadetkorps Alkmaar persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op de stichting Zeekadetkorps Alkmaar.
1.1 Vereisten verwerking persoonsgegevens voor stichtingen
De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden zoals een ledenadministratie beheren. Deze eisen zijn:
- toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
- juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
- beveiligen van de lidgegevens;
- op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
- uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het Zeekadetkorps Alkmaar toegestaan persoonsgegevens te verwerken volgens de categorie bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen (paragraaf 1): verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.
1.2 Aanvullende vereisten
Zeekadetkorps Alkmaar stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.
1.3 Systemen
1.3.1 Microsoft Office
Zeekadetkorps Alkmaar verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in Microsoft Office programma’s. Ledenlijsten en ledenadministratie zijn online alleen in te zien op het besloten intranet op www.zeekadetkorps-alkmaar.nl
1.3.2 Website
De website www.zeekadetkorps-alkmaar.nl is het informatie- en nieuwsportaal van de stichting. De informatie is openbaar toegankelijk. De website beschikt over een intranet, deze is alleen inzichtelijk voor bestuur, kader en instructeurs en kan – na inloggen – worden geraadpleegd. Indien persoonsgegevens van het intranet worden gedownload en opgeslagen op een privé computer van het betreffende bestuurslid, instructeur of kaderlid, is deze persoon zelf verantwoordelijk voor bijgewerkte anti virus en firewall systemen.
Op www.zeekadetkorps-alkmaar.nl worden geen cookies gebruikt voor het functioneren van de website. De host meet analytische gegevens van bezoekersstromen. Deze zijn niet terug te leiden naar individuele personen.
Bestuursleden, de commandant en de Eerste Officier hebben een persoonlijk e-mailadres eindigend op @zeekadetkorps-alkmaar.nl. Naast deze adressen kunnen ook andere adressen worden aangemaakt, met toestemming van het bestuur. Zo beschikken ook de webmaster en de kledingbeheerder over een emailadres van het Zeekadetkorps Alkmaar en is er een algemeen e-mailadres.
1.3.3 Social Media
Zeekadetkorps Alkmaar maakt ook gebruik van diverse Social Media zoals Facebook en Instagram. Op deze Social Media worden geen persoonsgegevens vermeld. Afbeeldingen worden alleen geplaatst indien personen die hierop staan daar toestemming voor hebben gegeven.
1.3.4 Financiën
De financiële administratie van Zeekadetkorps Alkmaar wordt beheerd door de penningmeester. De penningmeester verwerkt persoonsgegevens in de contributiezaken en de debiteuren- en crediteurenadministratie van de stichting.
1.4 Privacy statement
Zeekadetkorps Alkmaar verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Zeekadetkorps Alkmaar. Het privacy statement is te vinden op de website en is als bijlage toegevoegd bij dit document.
1.5 Updates privacy beleid
Zeekadetkorps Alkmaar behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen.
2 Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens
2.1 Persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens worden door Zeekadetkorps Alkmaar geregistreerd in de ledenadministratie, waarbij ieder lid in de ledenadministratie voorzien wordt van een uniek zeekadetnummer. Dit nummer wordt verstrekt door de secretaris van het Zeekadetkorps Alkmaar. Instructeurs, ereleden en bestuursleden krijgen dit nummer niet.
Basisgegevens | Verplicht | Optioneel | Zichtbaar op ledenlijst |
Zichtbaar op ledenadministratie-kaarten |
|
---|---|---|---|---|---|
Voornaam | X | X | X | ||
Voorletter | X | X | |||
Achternaam | X | X | X | ||
Adres | X | X | X | ||
Postcode | X | X | X | ||
Woonplaats | X | X | X | ||
Geslacht | X | X | |||
Telefoonnummer | X | X | X | ||
Mobiel nummer | X | X | X | ||
E-mailadres | X | X | X | ||
Geboortedatum | X | X | X | ||
Geboorteplaats | X | X | |||
Zwemdiploma | X | X | |||
Aanvullende gegevens | X | X | |||
Functies | X | X | |||
Bevorderingen | X | X | |||
Brevetten | X | X | |||
Diploma’s | X | X | |||
Cursussen | X | X | |||
VOG (23 jaar e.o.) | X | X |
De financiële administratie wordt beheerd en uitgevoerd door de penningmeester van het Zeekadetkorps Alkmaar. Deze gegevens zijn niet terug te vinden in de algemene ledenadministratie. De ledenadministratie wordt gevoerd en beheerd door de secretaris van het Zeekadetkorps Alkmaar. Separaat van de ledenadministratie beheert de secretaris de inschrijvingen.
2.2 Registratie van aanvullende gegevens
De commandant, eerste officier, secretaris en de penningmeester van het Zeekadetkorps Alkmaar kunnen aanvullende lidgegevens definiëren en registreren. Indien aanvullende gegevens worden verlangd, bijvoorbeeld wanneer het Zeekadetkorps Alkmaar meerdere opeenvolgende dagen op kamp gaat, worden deze per activiteit aan de leden schriftelijk opgevraagd. Zodra de activiteit is afgelopen, worden deze gegevens verwijderd.
2.3 Registratie van bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Binnen het Zeekadetkorps Alkmaar mogen volgens de wet alléén gegevens omtrent de gezondheid van een lid worden verzameld om op die manier een goede verzorging en behandeling te kunnen waarborgen. Alle andere gegevens zijn uitdrukkelijk niet toegestaan te registreren, tenzij hiervoor een duidelijke aanleiding is én het lid expliciete toestemming heeft gegeven.
Sommige gegevens zijn extra gevoelig. Denk hierbij aan bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid of godsdienst. Deze gegevens vormen een extra risico voor de privacy van de leden, aangezien aan de hand van deze gegevens ongewenste koppelingen gemaakt kunnen worden. Toch kan er – bijvoorbeeld bij meerdaagse activiteiten – de noodzaak bestaan om deze gegevens, al dan niet hard-copy, paraat te hebben.
2.3.1 Definitie bijzondere gegevens
Onder bijzondere persoonsgegevens vallen:
- Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
- Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
- Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
- Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
- Gegevens over gezondheid;
- Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
- Genetische gegevens;
- Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.
2.3.2 Medische gegevens
Voor activiteiten als kampen kan het noodzakelijk zijn dat een deelnemer medische gegevens verstrekt aan de organisator (kaderlid of instructeur). Deze medische gegevens mogen niet langer geregistreerd worden dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van het meerderjarige lid of de ouder/verzorger van het minderjarige lid dat medische gegevens juist worden verstrekt.
2.3.3 Geheimhouding
Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.
2.3.4 Vervaltermijn/
Bijzondere gegevens mogen alleen voor een vooraf bepaalde en kenbaar gemaakte periode worden geregistreerd en moeten na deze periode worden verwijderd.
3 Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens
Naast strenge privacywetgeving, gelden onderstaande beleidsafspraken rondom het verstrekken van gegevens. De afspraken staan per niveau beschreven.
3.1 Algemeen
3.1.1 Wie verwerkt?
- Alle leden
Alle leden kunnen hun eigen gegevens aan laten passen door de secretaris.
- Kader- en bestuursleden
Kader- en bestuursleden kunnen de gegevens van leden inzien via de ledenlijst op het intranet.
Wijzigingen en aanvullingen kunnen aan de secretaris worden doorgegeven.
- Secretaris
De secretaris beheert de persoonsgegevens en is de enige persoon die wijzigingen aan mag brengen in de ledenadministratie.
- Commandant en Eerste Officier
Naast het voeren van de reguliere ledenadministratie, hebben de Commandant en de Eerste Officier het recht om extra gegevens op te vragen ten behoeve van meerdaagse activiteiten (zoals het
jaarlijkse zomerkamp). Deze gegevens worden na afloop van de activiteit vernietigd. - Exclusieve rechten
In uitzonderlijke gevallen kunnen exclusieve rechten worden toegekend om gegevens in te zien. Denk bijvoorbeeld aan de medische dienst tijdens een landelijke ledenactiviteit. Deze afspraken worden voor bepaalde tijd gemaakt.
3.1.2 Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens
Het gebruik van gegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
- Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens;
- Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden. Met andere woorden, er mogen geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt worden;
- Er dient een permissiemodel opgesteld te worden waarin wordt vastgelegd welke personen toegang krijgen tot welke gegevens. Tevens dient er een gedegen beveiliging te worden aangebracht op het gebruik van de gegevens;
- De gegevens mogen niet aan derden worden verstrekt tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door het lid of daartoe een wettelijke verplichting bestaat;
- De gegevens mogen alleen voor een vastgestelde periode worden gebruikt en dienen daarna verwijderd te worden. Tussentijds moeten gegevens op het verzoek van het lid verwijderd kunnen worden. Langer gebruik dan de vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld voor de duur van een evenement) kan alleen met expliciete toestemming van het lid;
- Bijzondere gegevens, waaronder godsdienst, gezondheid of strafrechtelijke gegevens, mogen alleen verzameld worden indien daartoe een strikte noodzaak bestaat en met expliciete consensus van het lid. Deze gegevens dienen volledig te worden verwijderd na afloop van de gestelde periode;
- Het gebruik van de gegevens gebeurt conform het privacy beleid en de Wet bescherming persoonsgegevens.
3.2 Externe partijen
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden van Zeekadetkorps Alkmaar aan een externe partij (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval toegestaan.
Zeekadetkorps Alkmaar biedt externe organisaties de mogelijkheid te adverteren in diverse communicatie-uitingen. Verwijs hiervoor door naar: commandant@zeekadetkorps-alkmaar.nl. Voor nonprofitorganisaties wordt door het bestuur per geval gekeken of er een podium geboden kan worden in een van de bestaande communicatie-uitingen.
Indien het verzoek binnenkomt voor het verspreiden van informatie van een externe organisatie, kan dit binnen de bestaande communicatiemiddelen tot uitvoer worden gebracht. Per geval ter beoordeling van het bestuur. Het verstrekken van gegevens is daarbij nooit toegestaan.
Partijen of organisaties buiten Zeekadetkorps Alkmaar kunnen zeer beperkt worden voorzien van persoonsgegevens ten behoeve van een onderzoek. Alleen op basis van relevantie voor Zeekadetkorps Alkmaar zelf, worden geanonimiseerde gegevens beschikbaar gesteld: géén namen, geen geboortedata en geen postcode-huisnummers. Uitzondering hierop is Justitieel onderzoek indien het verzoek hiertoe dwingend is in opdracht van de Officier van Justitie.
3.3 Vereniging Zeekadetkorps Nederland
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden aan de vereniging Zeekadetkorps Nederland is niet toegestaan. Uitzondering op deze regel zijn de gegevens van de bestuuren kaderleden.
Het versturen van een mailing per post of e-mail door de vereniging is mogelijk. Hiervoor is de secretaris van Zeekadetkorps Alkmaar de tussenpersoon.
De vereniging kan en mag gegevens van de leden van het Zeekadetkorps Alkmaar voor landelijke activiteiten gebruiken, mits staat beschreven dat de gegevens uitsluitend voor het betreffende evenement worden gebruikt. Het is niet toegestaan de gegevens te gebruiken voor promotie van de activiteit in het jaar daarop.
Zeekadetkorps Alkmaar zal zonder toestemming geen gegevens verstrekken, welke te herleiden zijn naar een individueel persoon.
4 Bewaren van persoonsgegevens
De persoonsgegevens zijn digitaal of als hardcopy beschikbaar, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Het is expliciet niet de bedoeling gegevens te exporteren en deze voor langere tijd te bewaren, of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens.
4.1 Kopiëren
Het is uitdrukkelijk verboden de persoonsgegevens te vermenigvuldigen of kopiëren op elke mogelijke manier. Met de beschikbare gegevens dient dan ook zorgvuldig mee te worden omgegaan.
4.2 Publiceren
De beschikbare gegevens zijn strikt persoonlijk. Hiervan mag dan ook niets gepubliceerd worden, zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid.
4.3 Verwijderen
Een export moet zo kort mogelijk bewaard worden. Degene die de export maakt is er persoonlijkverantwoordelijk voor om deze dusdanig te verwijderen dat deze niet meer te herstellen is dooronbevoegden.
4.4 Bewaren van gegevens
De gegevens blijven beschikbaar zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat alle verstrekte persoonsgegevens, zoals opgenomen in hoofdstuk 2. Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens van de ledenlijst verwijderd, maar wel door de secretaris bewaard voor het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven niet alle gegevens opnieuw hoeft te verstrekken. De ingeleverde inschrijfformulieren worden digitaal bewaard door de secretaris. Hard-copy ingeleverde formulieren worden na digitalisering vernietigd.
5 Berichten verzenden
5.1 Directe mailing
Zeekadetkorps Alkmaar kan en mag leden de voor hun lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten relevante informatie, ongevraagd toesturen. Dat kan zowel per mail, post als andere vormen van communicatie zijn.
5.2 Bulkmail en nieuwsbrieven
Het begrip bulkmail omvat e-mailberichten, postzendingen, SMS- en telemarketing. Alle vormen van bulkmail zijn doeltreffende middelen om leden binnen Zeekadetkorps Alkmaar op een directe manier te bereiken. Het is dan ook niet vreemd dat hier zeer regelmatig gebruik van wordt gemaakt. Alle leden ontvangen deze bulkmail op het opgegeven e-mailadres bij het aanmelden als zeekadet. Er is een afmeldmogelijkheid in elke verzonden nieuwsbrief.
6 Online media
Online communicatie kan ook binnen Zeekadetkorps Alkmaar niet meer ontbreken. Naast de vele voordelen van online media, zijn er ook aandachtspunten.
6.1 Website
De inhoud van www.zeekadetkorps-alkmaar.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Zeekadetkorps Alkmaar tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Zeekadetkorps Alkmaar expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor eigen rekening en risico van de lezer.
Zeekadetkorps Alkmaar garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren.
6.1.1 Informatie van derden, producten en diensten
Wanneer Zeekadetkorps Alkmaar hyperlinks naar andere internetsites (van derden) aanbiedt, waaronder eventuele links naar haar sponsors, betekent dit niet dat Zeekadetkorps Alkmaar de op of via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of instaat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. Zeekadetkorps Alkmaar aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de
beschikbaarheid van dergelijke internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door Zeekadetkorps Alkmaar niet geverifieerd.
6.1.2 Persoonlijke data
Voor het inloggen op de website www.zeekadetkorps-alkmaar.nl wordt gebruik gemaakt van door de webmaster verstrekte inloggegevens. Deze gegevens worden alleen gebruikt om via de login toegang te verschaffen tot het intranet van de website.
6.1.3 Links
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Zeekadetkorps Alkmaar is het niet toegestaan links naar de website www.zeekadetkorps-alkmaar.nl aan te bieden.
6.1.4 Uitsluiting van aansprakelijkheid
Zeekadetkorps Alkmaar aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of Zeekadetkorps Alkmaar op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot:
- defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite;
- de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden;
- het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan Zeekadetkorps Alkmaar of aan u wordt gezonden;
- de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite;
- misbruik van deze internetsite;
- verlies van gegevens;
- het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld of
- aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite.
6.1.5 Toepasselijk recht/
Op deze internetsite is het Nederlands recht van toepassing.
6.1.6 Wijzigingen
Zeekadetkorps Alkmaar behoudt zich het recht voor de op of via de internetsite aangeboden informatie, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze internetsite aangeboden informatie is gewijzigd.
6.1.7 Documenten, illustraties (Foto)materiaal en content
Alle content, documenten, beschikbaar gestelde logo’s, fotomateriaal en overige inhoud van de website zijn ©Zeekadetkorps Alkmaar. Wilt u iets van dit (foto)materiaal, illustraties, logo’s of teksten, downloads en overige media gebruiken, neem dan contact op met secretaris@zkk.nl. Na melding van een datalek heeft het Zeekadetkorps Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Deze procedure is te vinden op de website van Zeekadetkorps Nederland (www.zkk.n)
7 Misbruik van persoonlijke gegevens
7.1 Misbruik voorkomen
Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik. Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie.
We spreken over misbruik, wanneer:
- een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat gebruiken,
- een in principe gerechtigd persoon de gegevens gebruikt voor een ander doel dat (hem) is toegestaan,
- gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen worden.
Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit ook duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik.
Alle leden en vrijwilligers boven de 23 jaar moeten een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) aanvragen. Bij de aanvraag wordt onder andere gecontroleerd op omgang met informatie. De VOG kan via de secretaris worden aangevraagd. De secretaris bepaalt op welke categorieën iemand moet worden gescreend.
7.2 Maatregelen
Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde lidmaatschap of dienstverband. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.
8 Vragen en klachten
Vragen over Privacy bij Zeekadetkorps Alkmaar kun je stellen via secretaris@zeekadetkorps-alkmaar.nl. Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht.
Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen. Bij elke melding zullen we proberen te achterhalen:
- waar de gebruikte gegevens vandaan komen;
- wat er met de gegevens is gebeurd ;
- wie er betrokken is ;
- of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is ;
- of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen.
Bijlage 1: Privacy statement
Zeekadetkorps Alkmaar verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Zeekadetkorps Alkmaar.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Zeekadetkorps Alkmaar persoonsgegevens?
Zeekadetkorps Alkmaar verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Jeugdleden en vrijwilligers van Zeekadetkorps Alkmaar;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij het Zeekadetkorps of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Kader- en bestuursleden verwerken persoonsgegevens in digitale systemen, zoals leden-, contributie- en debiteurenadministraties.
Waarvoor verwerkt Zeekadetkorps Alkmaar persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Zeekadetkorps Alkmaar of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van Zeekadetkorps Alkmaar bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Verwerkt Zeekadetkorps Alkmaar ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan medische gegevens die je met ons deelt bij de opgave voor een (zomer)kamp.
Hoe gaat Zeekadetkorps Alkmaar met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens opvragen. Dit gebeurt middels een verzoek bij de secretaris van Zeekadetkorps Alkmaar. Daarnaast kunnen kader- en bestuursleden je gegevens inzien. Zeekadetkorps Alkmaar kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Zeekadetkorps Alkmaar gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Zeekadetkorps Alkmaar kun je terecht bij de secretaris via secretaris@zeekadetkorps-alkmaar.nl
Wijzigingen privacybeleid
Zeekadetkorps Alkmaar behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.zeekadetkorps-alkmaar.nl.
Wil je zeekadet worden?
Natuurlijk wil je dat! Je kunt 4 zaterdagen gratis komen kijken voordat je een beslissing neemt. Klik op aanmelden en vul je gegevens in. Wij bellen je dan om een afspraak te maken. DOEN!!